Gestión de la Correspondencia: Aprende a Gestionar la Correspondencia Efectivamente

Question 1

¿Cuál de las siguientes NO es una característica de la correspondencia interna?

Accepted Answer

Tiene un carácter formal

Answer

No requiere seguir un protocolo específico

Answer

Está dirigida a personas dentro de la misma organización

Answer

Utiliza un lenguaje sencillo y directo

Question 2

¿Qué parte de una carta comercial indica el remitente y la fecha de envío?

Accepted Answer

Membrete

Answer

Firma

Answer

Cuerpo

Answer

Asunto

Question 3

¿Cuál de los siguientes es un criterio fundamental para la redacción eficaz de documentos administrativos?

Accepted Answer

claridad, concisión y objetividad

Answer

Uso de un tono subjetivo y emocional

Answer

Empleo de lenguaje técnico y específico

Answer

Extensión y detalle excesivos

Question 4

¿Qué ventaja ofrece el uso de sobres con ventana?

Accepted Answer

Eliminan la necesidad de escribir manualmente la dirección del destinatario

Answer

Mejoran la apariencia estética de la correspondencia

Answer

Protegen el contenido del sobre de la humedad

Question 5

¿Qué norma internacional establece pautas para la gestión de la calidad en las organizaciones?

Accepted Answer

ISO 9001

Answer

ISO 15489

Answer

ISO 31000

Answer

ISO 14001

Question 6

¿Qué estilo de presentación de documentos se caracteriza por su simplicidad y facilidad de lectura?

Accepted Answer

Bloque completo

Answer

Estilo sangrado

Answer

Bloque modificado

Answer

Estilo semibloque

Question 7

¿Cuál es el propósito principal de una carta de presentación?

Accepted Answer

Presentar al remitente y el motivo de su comunicación

Answer

Confirmar una cita o reunión

Answer

Reclamar por un producto o servicio defectuoso

Question 8

¿Qué tipo de correspondencia está dirigida a personas o entidades externas a la organización?

Accepted Answer

Correspondencia externa

Answer

Correspondencia electrónica

Answer

Correspondencia interna

Answer

Correspondencia mixta

Question 9

¿Cuál de los siguientes programas informáticos se utiliza para gestionar y organizar la correspondencia electrónica?

Accepted Answer

Microsoft Outlook

Answer

Microsoft Word

Answer

Google Drive

Answer

Adobe Acrobat Reader

Question 10

¿Cuál de las siguientes **no** es una norma general para la gestión de la correspondencia?

Accepted Answer

Utilizar un estilo coloquial

Answer

Mantener un tono formal

Answer

Ser claro y conciso

Answer

Adaptar el lenguaje al destinatario

Question 11

¿Qué tipo de correspondencia se utiliza principalmente para comunicar decisiones o acuerdos importantes, y requiere un lenguaje formal y estructurado?

Accepted Answer

Carta formal

Answer

Correo electrónico

Answer

Mensaje de texto

Answer

Memorándum

Question 12

¿Cuál es la regla general que se debe seguir al numerar las páginas de un documento de varias páginas, excepto la portada y la contraportada?

Accepted Answer

Comenzar en la **segunda** página

Answer

No numerar las páginas

Answer

Comenzar en la **primera** página

Answer

Numerar todas las páginas, incluidas la portada y la contraportada

Question 13

¿Cuál es la principal distinción entre una carta formal y un correo electrónico formal en términos de correspondencia comercial?

Accepted Answer

El **tono y el uso del lenguaje**

Answer

La longitud

Answer

El formato

Question 14

En el contexto de la gestión de la correspondencia, ¿qué principio ético debe guiar el manejo de información sensible y confidencial?

Accepted Answer

Discreción

Answer

Profesionalidad

Answer

Eficiencia

Answer

Precisión

Question 15

¿Qué tipo de correspondencia se utiliza únicamente dentro de una organización?

Accepted Answer

Correspondencia interna

Answer

Correspondencia comercial

Answer

Correspondencia externa

Answer

Correspondencia oficial

Question 16

Al escribir una línea de asunto para un correo electrónico, ¿cuál es su propósito principal?

Accepted Answer

Resumir brevemente el contenido del correo electrónico.

Answer

Indicar el nombre del remitente.

Answer

Enumerar los archivos adjuntos.

Answer

Especificar la fecha de envío.

Question 17

Al diseñar documentos, ¿cuál es un principio fundamental que mejora su claridad y comprensión?

Accepted Answer

Claridad y concisión

Answer

Empleo de colores llamativos

Answer

Incorporación de detalles irrelevantes

Answer

Uso excesivo de imágenes

Question 18

¿Qué método es más efectivo para priorizar los correos electrónicos en una bandeja de entrada?

Accepted Answer

Matriz de Eisenhower

Answer

Técnica de bloques de tiempo

Answer

Método pomodoro

Answer

Lista de tareas pendientes

Question 19

Entre las responsabilidades de un gestor de correspondencia, ¿cuál es la tarea principal?

Accepted Answer

Clasificar y distribuir la correspondencia.

Answer

Redactar toda la correspondencia saliente.

Answer

Gestionar las relaciones con los clientes.

Answer

Supervisar el departamento de contabilidad.

Question 20

¿Cuál de los siguientes NO es un tipo de correspondencia comercial?

Accepted Answer

Historia corta

Answer

Informe comercial

Answer

Carta comercial

Answer

Correo electrónico comercial

Question 21

¿Quién es el destinatario en una carta comercial?

Accepted Answer

La persona o entidad a la que está dirigida la carta

Answer

La persona o entidad que recibe la carta

Answer

La persona o entidad que envía la carta

Answer

La persona o entidad que escribe la carta

Question 22

¿Cuál de las siguientes características NO es esencial para una redacción efectiva en correspondencia comercial?

Accepted Answer

Uso de lenguaje florido

Answer

Tono profesional

Answer

Claridad y concisión

Answer

Uso de terminología adecuada

Question 23

¿Qué formato de presentación de documentos comerciales se caracteriza por tener márgenes uniformes y texto alineado a la izquierda?

Accepted Answer

Bloque

Answer

Sangría

Answer

Justificado

Answer

Semibloque

Question 24

¿Qué software es ampliamente utilizado para gestionar la correspondencia electrónica?

Accepted Answer

Microsoft Outlook

Answer

AutoCAD

Answer

Google Docs

Answer

Adobe Photoshop

Question 25

¿Qué factor es el más importante a considerar al elegir un método de envío para la correspondencia?

Accepted Answer

Urgencia y costo

Answer

Disponibilidad del servicio postal

Answer

Seguridad y confidencialidad

Answer

Tamaño y peso del documento

Question 26

¿Cuál es una ventaja clave de utilizar plantillas para crear correspondencia comercial?

Accepted Answer

Estandarización y eficiencia

Answer

Reducción de costos

Answer

Mayor creatividad

Answer

Eliminación de errores

Question 27

¿Qué tipo de correspondencia se utiliza para confirmar un pedido de bienes o servicios?

Accepted Answer

Carta de confirmación de pedido

Answer

Nota de crédito

Answer

Factura

Answer

Aviso de envío

Question 28

¿Cuál de las siguientes tareas NO es responsabilidad del personal de gestión de la correspondencia?

Accepted Answer

Contratar nuevos empleados

Answer

Responder a las consultas por correo electrónico

Answer

Procesar el correo entrante y saliente

Answer

Clasificar y organizar el correo

Question 29

¿Qué proceso en la gestión de la correspondencia implica dividir el correo entrante en categorías para su posterior distribución?

Accepted Answer

Clasificación

Answer

Archivado

Answer

Eliminación

Answer

Distribución

Question 30

El tratamiento de 'Usted' debe emplearse al dirigir una carta a:

Accepted Answer

Una persona desconocida en una situación formal

Answer

Un superior en una solicitud

Answer

Un colega en una comunicación interna

Answer

Un amigo en una situación informal

Question 31

¿Cuál de las siguientes características define un memorándum eficaz?

Accepted Answer

Brevedad

Answer

Extensión excesiva

Answer

Falta de estructura

Answer

Uso de jerga técnica

Question 32

Emplear un lenguaje claro y sencillo al redactar cartas:

Accepted Answer

Mejora la comprensión

Answer

Demuestra erudición

Answer

Impresiona al destinatario

Answer

Es innecesario en contextos formales

Question 33

¿Qué técnica de redacción contribuye a mejorar la claridad de un documento?

Accepted Answer

Emplear párrafos concisos

Answer

Redactar en voz pasiva

Answer

Prescindir de palabras de transición

Answer

Utilizar vocabulario complejo

Question 34

¿Qué técnica de redacción se utiliza para destacar un punto o idea importante en un texto?

Accepted Answer

Repetición

Answer

Paráfrasis

Answer

Metáfora

Answer

Analogía

Question 35

¿Cuál es el principal objetivo de una nota informativa?

Accepted Answer

Transmitir información breve y concisa.

Answer

Confirmar una cita

Answer

Presentar una queja formal

Answer

Solicitar información detallada

Question 36

¿Cuál es la función principal de una nota interna?

Accepted Answer

Comunicar información dentro de la misma organización.

Answer

Solicitar información a un proveedor externo

Answer

Presentar una solicitud formal a un ente externo

Question 37

¿Qué elemento de una carta comercial proporciona un resumen conciso del contenido?

Accepted Answer

Asunto

Answer

Firma

Answer

Destinatario

Answer

Saludo

Question 38

¿Cuál de los siguientes formatos de archivo es el más adecuado para proteger la confidencialidad de un documento?

Accepted Answer

PDF protegido con contraseña

Answer

Hoja de cálculo de Excel

Answer

Documento de Word

Answer

Presentación de PowerPoint

Question 39

¿Cuál de las siguientes NO es una función de la gestión de la correspondencia?

Accepted Answer

Eliminar documentos innecesarios

Answer

Redactar y enviar documentos

Answer

Recibir y distribuir correspondencia

Answer

Gestionar el archivo

Question 40

¿Qué tipo de correspondencia se utiliza para informar o solicitar información?

Accepted Answer

Carta informativa

Answer

Carta oficial

Answer

Carta comercial

Answer

Carta personal

Question 41

¿Cuál de los siguientes elementos es esencial en la presentación de una carta?

Accepted Answer

Margen izquierdo

Answer

Tipo de papel

Answer

Color de la fuente

Answer

Tamaño de la letra

Question 42

¿Qué técnica de redacción se utiliza para enfatizar puntos importantes?

Accepted Answer

Énfasis

Answer

Claridad

Answer

Concisión

Answer

Coherencia

Question 43

¿Cuál es el propósito de un manual de correspondencia?

Accepted Answer

Establecer estándares para la gestión de la correspondencia

Answer

Almacenar documentos relacionados con la correspondencia

Answer

Formar a los empleados sobre procedimientos de correspondencia

Question 44

¿Qué término se utiliza para referirse a la persona responsable de gestionar la correspondencia entrante?

Accepted Answer

Abridor de correspondencia

Answer

Distribuidor

Answer

Redactor

Answer

Archivador

Question 45

¿Cuál de las siguientes NO es una forma de gestionar la correspondencia electrónica?

Accepted Answer

Impresión y archivo

Answer

Respuesta

Answer

Filtrado

Answer

Clasificación

Question 46

¿Cuál es el elemento clave para garantizar la confidencialidad en la gestión de la correspondencia?

Accepted Answer

Medidas de seguridad

Answer

Destrucción adecuada de documentos

Answer

Copia de seguridad regular

Answer

Uso de papel seguro