Sistemas de Gestión Documental (DMS): Características y Funcionalidades

Question 1

¿Cuál de las siguientes NO es una característica principal de los Sistemas de Gestión Documental (DMS)?

Accepted Answer

Creación y edición de documentos físicos

Answer

Mejora de la colaboración

Answer

Control de versiones y trazabilidad

Question 2

¿Qué tipo de documentos se gestionan principalmente en un DMS?

Accepted Answer

Documentos digitales

Answer

Objetos físicos

Answer

Documentos impresos

Answer

Datos no estructurados

Question 3

En el contexto de la gestión documental, ¿cuál de las siguientes es una ventaja clave de utilizar un DMS?

Accepted Answer

Eficiencia mejorada en el acceso, recuperación y gestión de documentos

Answer

Reducción significativa de costes operativos

Answer

Mayor complejidad y dificultad de uso

Answer

Menor seguridad y protección de la información

Question 4

¿Cuál es un componente fundamental de la arquitectura de un DMS?

Accepted Answer

Repositorio centralizado para almacenar y organizar documentos digitales

Answer

Archivador físico para almacenar documentos impresos de forma segura

Answer

Escáner de alta velocidad para digitalizar documentos físicos

Answer

Impresora multifunción para imprimir, copiar y escanear documentos

Question 5

¿Qué tipo de mecanismo de seguridad se utiliza comúnmente en los DMS para proteger los documentos?

Accepted Answer

Control de acceso basado en roles y permisos

Answer

Software antivirus para detectar y eliminar virus y malware

Answer

Protección impermeable contra daños por agua y humedad

Answer

Ignifugación para evitar daños por incendios

Question 6

Identifica una función esencial que suelen proporcionar los DMS

Accepted Answer

Gestión de metadatos para describir, clasificar y categorizar documentos

Answer

Firma electrónica legalmente vinculante

Answer

Procesamiento de textos y creación de nuevos documentos

Answer

Edición avanzada de imágenes y manipulación de gráficos

Question 7

¿Qué norma internacional proporciona directrices y requisitos para los DMS?

Accepted Answer

ISO 15489

Answer

ISO 9001

Answer

ISO 27001

Answer

ISO 39001

Question 8

Al seleccionar un DMS para una organización, ¿qué factor debe considerarse prioritario?

Accepted Answer

Integración con los sistemas y aplicaciones empresariales existentes

Answer

Diseño visual atractivo y facilidad de uso

Answer

Reconocimiento de marca y popularidad del proveedor

Answer

Coste inicial de adquisición e implementación

Question 9

¿Qué proceso implica la conversión de documentos físicos en formato digital?

Accepted Answer

Captura de imágenes mediante escaneo o reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

Answer

Transcripción manual de documentos escritos a mano

Answer

Microfilmación de documentos para su archivo a largo plazo

Answer

Almacenamiento óptico en medios como CD-ROM o DVD

Question 10

¿Cuál de las siguientes afirmaciones resume mejor la naturaleza de los Sistemas de Gestión Documental (DMS)?

Accepted Answer

Permiten almacenar y gestionar documentos digitales de manera centralizada, mejorando la colaboración y la eficiencia en el procesamiento de documentos.

Answer

No ofrecen ventajas significativas en comparación con la gestión manual de documentos.

Answer

Son herramientas exclusivas para el almacenamiento de documentos físicos.

Question 11

Identifica la principal ventaja de utilizar un DMS:

Accepted Answer

Mayor seguridad y control sobre los documentos digitales.

Answer

Aumento de la complejidad en la gestión de archivos.

Answer

Eliminación completa del almacenamiento físico de documentos.

Answer

Inviabilidad para compartir y colaborar en documentos.

Question 12

¿Cuál de las siguientes funcionalidades es fundamental para facilitar la colaboración en un DMS?

Accepted Answer

Control de versiones y seguimiento de cambios, lo que permite a los usuarios colaborar en el mismo documento simultáneamente.

Answer

Gestión de almacenes, que no es una función típica de un DMS.

Answer

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que no está directamente relacionado con la colaboración.

Answer

Firma electrónica de documentos, pero no facilita la colaboración.

Question 13

Al implementar un DMS, ¿qué factor es crucial tener en cuenta?

Accepted Answer

La integración con sistemas existentes y la consideración de las necesidades futuras de la organización.

Answer

Únicamente el tamaño de la organización y la cantidad de documentos.

Answer

Exclusivamente el coste de adquisición del DMS.

Question 14

Indica qué tipos de documentos se gestionan normalmente en un DMS:

Accepted Answer

Documentos digitales, como archivos de texto, archivos adjuntos de correo electrónico y presentaciones.

Answer

Únicamente imágenes y vídeos, excluyendo otros formatos.

Answer

Solo documentos físicos, no digitales.

Question 15

Selecciona la práctica recomendada para utilizar un DMS de manera efectiva:

Accepted Answer

Clasificar y etiquetar los documentos de manera consistente para facilitar su recuperación.

Answer

Almacenar todos los documentos en una única carpeta, lo que dificulta la organización.

Answer

Otorgar acceso a todos los usuarios a todos los documentos, lo que compromete la seguridad.

Question 16

¿Qué función desempeña la indexación en un DMS?

Accepted Answer

Permite buscar y recuperar documentos de manera eficiente y precisa.

Answer

Convierte documentos digitales a formato físico, lo cual no es una función de indexación.

Answer

Protege los documentos del acceso no autorizado, no es la función de indexación.

Question 17

En relación con los DMS, ¿cuál es una ventaja del almacenamiento en la nube?

Accepted Answer

Proporciona acceso remoto y mejora la colaboración al permitir que varios usuarios accedan y trabajen en documentos simultáneamente.

Answer

Siempre es más económico que el almacenamiento local, lo cual no es necesariamente cierto.

Answer

Elimina la necesidad de copias de seguridad físicas, lo cual no es una ventaja directa del almacenamiento en la nube.

Question 18

¿Qué característica de un DMS permite a los usuarios organizar y compartir documentos de manera estructurada?

Accepted Answer

Gestión de permisos y control de acceso, lo que permite a los administradores controlar quién puede acceder y modificar documentos.

Answer

Flujos de trabajo, que automatizan procesos pero no gestionan permisos.

Answer

Motor de búsqueda, que ayuda a encontrar documentos pero no a gestionarlos.

Question 19

¿Cuál es un posible beneficio de integrar la inteligencia artificial (IA) en los DMS?

Accepted Answer

Automatizar tareas repetitivas, como clasificar y categorizar documentos, lo que mejora la eficiencia.

Answer

Comprometer la seguridad y privacidad de los documentos, lo cual es una preocupación pero no un beneficio.

Answer

Hacer que los DMS sean completamente autónomos y eliminen la necesidad de intervención humana, lo cual no es práctico.

Question 20

¿Cuál de las siguientes NO es una característica de los Sistemas de Gestión Documental (DMS)?

Accepted Answer

Almacenamiento de objetos físicos

Answer

Control de acceso

Answer

Gestión de versiones

Answer

Búsqueda avanzada

Question 21

¿Qué tipos de documentos se pueden gestionar en un DMS?

Accepted Answer

Documentos digitales y electrónicos

Answer

Solo documentos de texto

Answer

Únicamente documentos en papel

Question 22

¿Cuál es el principal beneficio de utilizar un DMS?

Accepted Answer

Incrementa la eficiencia en la gestión de documentos

Answer

Elimina la necesidad de archivos físicos

Answer

Disminuye el espacio de almacenamiento físico

Question 23

¿Qué funcionalidades esenciales suelen incluir los DMS?

Accepted Answer

Control de versiones, búsqueda avanzada y gestión de metadatos

Answer

Edición de documentos y creación de plantillas

Answer

Procesamiento de datos y análisis estadístico

Question 24

¿Qué se entiende por gestión de metadatos en los DMS?

Accepted Answer

Adición de información descriptiva a los documentos

Answer

Conversión de documentos a diferentes formatos

Answer

Seguimiento del historial de modificaciones de los documentos

Question 25

¿Qué rol desempeñan los usuarios en el éxito de un DMS?

Accepted Answer

Adopción y uso activo

Answer

Establecimiento de políticas y procedimientos

Answer

Diseño e implementación del sistema

Answer

Mantenimiento y actualización técnica

Question 26

¿Cuál de las siguientes definiciones describe mejor un Sistema de Gestión Documental (DMS)?

Accepted Answer

Un software que permite gestionar el ciclo de vida de los documentos digitales

Answer

Una base de datos para almacenar exclusivamente documentos físicos

Answer

Un dispositivo de escaneo para digitalizar documentos

Question 27

Selecciona la característica que NO es habitual en los DMS:

Accepted Answer

Creación automática de documentos

Answer

Control de versiones

Answer

Gestión de metadatos

Question 28

El ciclo de vida de un documento gestionado por un DMS abarca las siguientes fases:

Accepted Answer

Creación, revisión, aprobación y archivo

Answer

Solo archivo y eliminación

Answer

Exclusivamente revisión y aprobación

Answer

Únicamente creación y eliminación

Question 29

Selecciona el tipo de documento que no se suele gestionar en un DMS:

Accepted Answer

Contratos manuscritos

Answer

Presentaciones de PowerPoint

Answer

Hojas de cálculo de Excel

Answer

Facturas electrónicas

Question 30

¿Qué protocolo se emplea habitualmente para intercambiar documentos entre distintos DMS?

Accepted Answer

CMIS

Answer

HTTP

Answer

FTP

Answer

SMTP

Question 31

La seguridad en un DMS resulta esencial para:

Accepted Answer

Proteger los datos confidenciales

Answer

Ahorrar espacio de almacenamiento

Answer

Aumentar la velocidad de recuperación de documentos

Question 32

La integración de DMS con otros sistemas de software puede:

Accepted Answer

Mejorar la eficiencia y la colaboración

Answer

Solo es necesaria para grandes empresas

Answer

Siempre es compleja y costosa

Answer

Nunca es beneficiosa

Question 33

¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre los DMS es correcta?

Accepted Answer

Permiten la gestión, organización y almacenamiento de documentos digitales

Answer

Están diseñados exclusivamente para gestionar documentos de texto

Answer

Únicamente se utilizan para almacenar archivos antiguos en formato físico

Question 34

Normalmente, ¿qué tipo de funcionalidades incorporan los DMS?

Accepted Answer

Control de versiones, gestión de metadatos y herramientas de búsqueda

Answer

Solo funciones básicas de almacenamiento y recuperación de archivos

Answer

Exclusivamente herramientas de edición y creación de documentos

Question 35

¿Cuál de los siguientes formatos de archivo NO es compatible con la mayoría de DMS?

Accepted Answer

Archivos ejecutables (.exe)

Answer

Documentos PDF (.pdf)

Answer

Imágenes (.jpg)

Answer

Documentos de texto (.txt)

Question 36

Al seleccionar un DMS, ¿qué aspectos deben tenerse en cuenta?

Accepted Answer

El número de usuarios, el volumen de documentos y las necesidades concretas de la organización

Answer

Solo la facilidad de uso de la interfaz

Answer

Únicamente el precio del software

Question 37

¿Qué práctica es fundamental para garantizar la seguridad de los documentos en un DMS?

Accepted Answer

Control de acceso basado en roles y copias de seguridad periódicas

Answer

Almacenar todos los documentos en una única ubicación sin cifrado

Answer

Otorgar acceso completo a todos los usuarios

Question 38

En un sistema de gestión documental (DMS), ¿qué es un flujo de trabajo de documentos?

Accepted Answer

Un conjunto de pasos automatizados que gestionan el movimiento de un documento a través de un proceso.

Answer

Un registro de quién ha accedido a un documento y cuándo.

Answer

Una colección de documentos relacionados con un tema específico.

Question 39

¿Cuál de las siguientes opciones describe un beneficio clave de integrar un DMS con otros sistemas?

Accepted Answer

Automatiza procesos y mejora la colaboración entre diferentes áreas.

Answer

Aumenta la duplicidad de datos.

Answer

Dificulta la recuperación de documentos.

Question 40

¿Qué tendencia tecnológica está influyendo en el futuro de los sistemas de gestión documental (DMS)?

Accepted Answer

La inteligencia artificial y el aprendizaje automático para gestionar documentos.

Answer

La disminución del uso de los DMS debido al almacenamiento en la nube.

Answer

La eliminación completa del papel.

Question 41

En un DMS, ¿para qué sirven los metadatos?

Accepted Answer

Para proporcionar información adicional sobre los documentos, facilitando la búsqueda y recuperación.

Answer

Para agregar marcas de agua a los documentos para evitar su copia.

Answer

Para comprimir documentos y ahorrar espacio de almacenamiento.

Question 42

¿Cuál de las siguientes opciones NO es una ventaja de utilizar un Sistema de Gestión Documental (DMS)?

Accepted Answer

Reduce la colaboración entre equipos.

Answer

Mejora la seguridad y el control de los documentos.

Answer

Optimiza los flujos de trabajo y la eficiencia.

Answer

Facilita la búsqueda y recuperación de documentos.

Question 43

¿Qué característica de los DMS permite automatizar tareas repetitivas en el ciclo de vida de los documentos?

Accepted Answer

Flujos de trabajo.

Answer

Metadatos.

Answer

Indexación.

Answer

Control de versiones.

Question 44

¿Qué aspecto de los DMS ayuda a garantizar la precisión y fiabilidad de los documentos?

Accepted Answer

Control de versiones.

Answer

Flujos de trabajo.

Answer

Indexación.

Answer

Búsqueda avanzada.

Question 45

¿Cuál es el principal objetivo de un DMS?

Accepted Answer

Gestionar y organizar documentos digitales de forma eficiente.

Answer

Convertir documentos físicos a digitales.

Answer

Almacenar permanentemente todos los documentos.

Question 46

¿Cuál de las siguientes prácticas se considera una buena gestión de documentos?

Accepted Answer

Clasificar los documentos según su contenido.

Answer

Eliminar los documentos antiguos regularmente.

Answer

Almacenar todos los documentos en una sola carpeta.

Answer

Imprimir varios ejemplares de cada documento.

Question 47

En el contexto de los DMS, ¿qué son los "metadatos"?

Accepted Answer

Información adicional que describe un documento.

Answer

Un tipo de archivo.

Answer

Un componente de un flujo de trabajo.

Answer

Un método de almacenamiento de datos.

Question 48

Un sistema de gestión documental (DMS) se caracteriza principalmente por:

Accepted Answer

Organizar, almacenar y recuperar documentos digitales de manera eficiente.

Answer

Crear documentos digitales a partir de documentos físicos.

Answer

Convertir documentos digitales a formatos compatibles.

Question 49

¿Cómo puede un sistema DMS ayudar a una empresa?

Accepted Answer

Reducir los costos asociados a la gestión de documentos en papel.

Answer

Aumentar la cantidad de documentos impresos.

Answer

Mejorar la comunicación interna con empleados remotos.

Question 50

Los usuarios de un sistema DMS pueden:

Accepted Answer

Buscar documentos rápidamente utilizando palabras clave o metadatos.

Answer

Editar documentos digitales sin necesidad de software específico.

Answer

Convertir documentos digitales a documentos físicos.

Question 51

El control de versiones en un DMS es crucial para:

Accepted Answer

Mantener un registro de las modificaciones realizadas en los documentos.

Answer

Asegurar la seguridad de los documentos.

Answer

Automatizar la firma digital de documentos.

Question 52

La integración de un sistema DMS con otros sistemas de información (ERP, CRM) facilita:

Accepted Answer

Compartir información entre diferentes sistemas de manera eficiente.

Answer

Convertir documentos digitales a formato de audio.

Answer

Automatizar la creación de informes financieros.

Question 53

Un workflow en un DMS se utiliza principalmente para:

Accepted Answer

Automatizar el flujo de trabajo de aprobación de documentos.

Answer

Crear copias de seguridad de los documentos.

Answer

Enviar notificaciones por correo electrónico.

Question 54

La seguridad de los documentos en un DMS se asegura mediante:

Accepted Answer

Control de acceso, encriptación y copias de seguridad.

Answer

Uso de antivirus y firewalls.

Answer

Creación de copias en papel.

Question 55

Una empresa que gestiona una gran cantidad de documentos legales podría usar un DMS para:

Accepted Answer

Organizar y recuperar rápidamente los documentos legales necesarios.

Answer

Crear documentos legales automáticamente.

Answer

Enviar notificaciones legales por correo electrónico.