Actividades y tareas: Definición y descripción para la gestión administrativa

Question 1

El proceso de definir actividades y tareas es un componente integral de la fase de:

Accepted Answer

Planificación

Answer

Ejecución

Answer

Control

Answer

Cierre

Question 2

En el contexto de un proyecto para desarrollar un nuevo producto, ¿qué actividad NO es esencial para definir las tareas del proyecto?

Accepted Answer

Determinar el presupuesto del proyecto.

Answer

Establecer el alcance y los objetivos del proyecto.

Answer

Identificar los recursos necesarios para cada tarea.

Question 3

Al definir las tareas de un proyecto, es crucial considerar su interdependencia. ¿Qué tipo de relación se produce cuando dos tareas deben realizarse simultáneamente?

Accepted Answer

Dependencia paralela.

Answer

Dependencia secuencial.

Answer

Dependencia de recursos.

Answer

Dependencia condicional.

Question 4

Una empresa está planificando un evento de lanzamiento de producto. ¿Qué tarea NO debe incluirse en la planificación del evento?

Accepted Answer

Elaborar un plan de comunicación para el evento.

Answer

Establecer un presupuesto para el evento.

Answer

Reservar un espacio para el evento.

Question 5

Para una tarea compleja, ¿qué herramienta es más eficaz para garantizar que se defina correctamente la secuencia de las subtareas?

Accepted Answer

Diagrama de Gantt.

Answer

Matriz de responsabilidades.

Answer

Plan de acción.

Answer

Lista de tareas.

Question 6

Una empresa está trabajando en un proyecto de desarrollo de software. ¿Cuál de las siguientes tareas se considera una actividad de control?

Accepted Answer

Revisar el código fuente para detectar errores.

Answer

Implementar las nuevas funcionalidades.

Answer

Diseñar la interfaz de usuario.

Answer

Escribir las especificaciones técnicas.

Question 7

¿Cuál de los siguientes elementos NO es esencial para una descripción detallada de una tarea?

Accepted Answer

El nombre del equipo responsable de la tarea.

Answer

El objetivo de la tarea.

Answer

Los criterios de aceptación de la tarea.

Answer

Los recursos necesarios para la tarea.

Question 8

Una empresa está implementando un nuevo sistema ERP. ¿Cuál de las siguientes NO es una ventaja de definir claramente las actividades y tareas?

Accepted Answer

Reducción de la satisfacción del cliente.

Answer

Mejora de la eficiencia y la productividad.

Answer

Reducción de errores y problemas.

Question 9

Un equipo está elaborando un plan de acción para un nuevo proyecto. ¿Qué estrategia es más efectiva para garantizar la participación de todos los miembros del equipo en la definición de las tareas?

Accepted Answer

Organizar una sesión de lluvia de ideas para generar ideas y sugerencias.

Answer

Utilizar una herramienta de gestión de tareas online.

Answer

Asignar las tareas individualmente a cada miembro del equipo.

Question 10

En la gestión de proyectos, ¿cuál es la diferencia fundamental entre una 'actividad' y una 'tarea'?

Accepted Answer

Una actividad agrupa varias tareas para alcanzar un objetivo específico, mientras que una tarea es una acción individual y concreta.

Answer

Una actividad es una parte de una tarea, y ambas son pasos necesarios para lograr el objetivo final.

Answer

Las actividades son más complejas que las tareas, pero ambas se realizan en un orden específico.

Answer

Las actividades y las tareas son sinónimos, se refieren a la misma cosa en el contexto de la gestión de proyectos.

Question 11

Al definir las actividades de un proyecto, ¿qué factor es MENOS relevante?

Accepted Answer

El presupuesto asignado a cada tarea individual.

Answer

Los objetivos generales del proyecto y las estrategias definidas.

Answer

La relación entre las actividades y su contribución al logro de los objetivos.

Answer

Los recursos humanos y materiales necesarios para realizar las actividades.

Question 12

De las siguientes herramientas, ¿cuál NO se utiliza comúnmente para describir tareas en detalle?

Accepted Answer

Diagrama de Pareto

Answer

Ficha de descripción de tareas

Answer

Instructivo de trabajo

Answer

Lista de verificación (checklist)

Question 13

Un equipo organiza un evento. ¿Cuál de las siguientes opciones describe una tarea bien definida?

Accepted Answer

Redactar el contenido para el folleto informativo del evento, incluyendo datos sobre los ponentes, el programa y la ubicación.

Answer

Asegurar el éxito del evento.

Answer

Promocionar el evento en redes sociales.

Answer

Gestionar la logística del evento.

Question 14

¿Cuál es el principal objetivo de asignar un responsable a cada tarea?

Accepted Answer

Asegurar la correcta ejecución y seguimiento de la tarea, promoviendo la responsabilidad individual.

Answer

Identificar rápidamente al responsable en caso de errores o retrasos.

Answer

Controlar el tiempo que cada miembro del equipo dedica a sus tareas.

Answer

Facilitar la comunicación entre los miembros del equipo.

Question 15

Al estimar la duración de una tarea, se deben considerar:

Accepted Answer

La experiencia previa en tareas similares, la disponibilidad de recursos y la posibilidad de imprevistos.

Answer

La opinión del miembro del equipo con menos carga de trabajo.

Answer

Únicamente la fecha límite del proyecto.

Answer

El tiempo que se espera que tarde la persona con más experiencia.

Question 16

¿Cuál es la función principal de un sistema de seguimiento y control de tareas?

Accepted Answer

Monitorizar el progreso de las tareas, identificar desviaciones del plan y tomar decisiones para asegurar el cumplimiento del cronograma.

Answer

Automatizar la asignación de tareas a los miembros del equipo.

Answer

Registrar las horas trabajadas por cada miembro del equipo.

Answer

Comunicar el avance del proyecto a las partes interesadas.

Question 17

Una empresa implementa un nuevo software de gestión de proyectos. ¿Qué impacto positivo se espera en la definición de actividades y tareas?

Accepted Answer

Facilitar la colaboración en tiempo real, la organización de la información y el seguimiento del progreso de forma centralizada.

Answer

Reducir los costos de gestión del proyecto.

Answer

Aumentar la eficiencia del equipo al automatizar todas las tareas.

Answer

Eliminar la necesidad de comunicación interpersonal dentro del equipo.

Question 18

Al priorizar las tareas dentro de un proyecto, ¿qué método NO se considera una buena práctica?

Accepted Answer

Priorizar las tareas más fáciles y rápidas primero, sin importar su impacto en el proyecto.

Answer

Aplicar el método MoSCoW para categorizar las tareas como imprescindibles, importantes, opcionales y descartables.

Answer

Utilizar la matriz de Eisenhower para clasificar las tareas según su urgencia e importancia.

Answer

Priorizar las tareas que tienen mayor impacto en el logro de los objetivos del proyecto.

Question 19

Durante la ejecución de un proyecto, se descubre la necesidad de una tarea no prevista inicialmente. ¿Cuál es la mejor forma de actuar?

Accepted Answer

Evaluar el impacto de la nueva tarea en el cronograma y los recursos del proyecto, y actualizar la planificación inicial si es necesario.

Answer

Añadir la nueva tarea al final del proyecto, sin afectar la planificación actual.

Answer

Ignorar la nueva tarea para no afectar el desarrollo del proyecto según lo planificado.

Answer

Delegar la nueva tarea a un miembro del equipo con menos carga de trabajo.

Question 20

¿Cuál de las siguientes es una característica de una tarea?

Accepted Answer

Está bien definida y tiene un alcance limitado

Answer

Todas las anteriores

Answer

Se asigna a un solo individuo

Answer

Es un conjunto de actividades interrelacionadas

Question 21

¿Qué elemento del plan de acción proporciona información sobre las actividades y tareas necesarias para su implementación?

Accepted Answer

Plan de actividades

Answer

Cronograma del proyecto

Answer

Análisis de riesgos

Answer

Objetivos estratégicos

Question 22

¿Cuál de las siguientes técnicas se utiliza para descomponer una actividad en tareas más pequeñas y manejables?

Accepted Answer

Diagrama de flujo

Answer

Análisis FODA

Answer

Matriz de responsabilidades

Answer

Análisis de brechas

Question 23

¿Cuál es el propósito de definir claramente las actividades y tareas?

Accepted Answer

Mejorar la planificación, coordinación y ejecución del proyecto

Answer

Aumentar la motivación del equipo

Answer

Reducir el tiempo de ejecución del proyecto

Question 24

¿Qué herramienta se utiliza para asignar tareas a los miembros del equipo?

Accepted Answer

Matriz de responsabilidades

Answer

Plan de trabajo

Answer

Cronograma del proyecto

Answer

Diagrama de flujo

Question 25

¿Cuál es el criterio principal para definir las tareas de un proyecto?

Accepted Answer

Los objetivos del proyecto y las capacidades del equipo

Answer

El cronograma del proyecto

Answer

El presupuesto del proyecto

Question 26

¿Qué diferencia hay entre una actividad y una tarea?

Accepted Answer

Las actividades son más amplias y las tareas más específicas

Answer

Las tareas requieren más tiempo de ejecución que las actividades

Answer

Las actividades son asignadas a equipos y las tareas a individuos

Question 27

¿Qué herramienta se utiliza para documentar la descripción de las tareas?

Accepted Answer

Ficha de tarea

Answer

Cronograma del proyecto

Answer

Matriz de responsabilidades

Answer

Diagrama de flujo