Gestión de Archivos y Documentos: Cuestionarios y Ejercicios Interactivos

Question 1

La gestión de documentos comprende:

Accepted Answer

Conservar, controlar y eliminar documentos de acuerdo con las normas legales y administrativas.

Answer

Destruir documentos confidenciales de inmediato.

Answer

Digitalizar todos los documentos sin control de versiones.

Answer

Almacenar documentos en el lugar físico más cercano.

Question 2

¿Cuál es el objetivo principal del cuadro de clasificación?

Accepted Answer

Establecer la estructura jerárquica y la organización de los documentos dentro del archivo.

Answer

Definir las normas de acceso a los documentos.

Answer

Agrupar documentos por orden alfabético.

Answer

Determinar el tiempo de conservación de cada documento.

Question 3

La gestión de archivos debe cumplir con la normativa legal para:

Accepted Answer

Garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, confidencialidad y fiabilidad de los documentos.

Answer

Evitar la consulta de documentos históricos.

Answer

Permitir el acceso a los documentos a cualquier persona.

Answer

Facilitar la digitalización de todos los documentos.

Question 4

El principio de procedencia establece que:

Accepted Answer

Los documentos deben mantenerse en su orden original de creación, respetando su contexto y relaciones.

Answer

Los documentos pueden reorganizarse según su importancia.

Answer

Los documentos pueden destruirse si no se utilizan.

Answer

Los documentos deben clasificarse por temas.

Question 5

¿Qué herramienta se utiliza para asignar términos estandarizados a los documentos con el fin de facilitar su recuperación?

Accepted Answer

Tesauro

Answer

Manual de archivo

Answer

Cuadro de clasificación

Answer

Plan de conservación

Question 6

El valor secundario de los documentos se refiere a:

Accepted Answer

Su importancia histórica, cultural o testimonial más allá de su valor administrativo inmediato.

Answer

Su importancia para la toma de decisiones actuales.

Answer

Su valor económico o comercial.

Answer

Su necesidad de ser conservados indefinidamente.

Question 7

La fase de expurgo en la gestión de documentos consiste en:

Accepted Answer

Eliminar o transferir documentos que ya no son necesarios o han cumplido su periodo de conservación establecido.

Answer

Digitalizar todos los documentos.

Answer

Indexar y catalogar todos los documentos.

Answer

Conservar todos los documentos indefinidamente.

Question 8

¿Cuál de las siguientes es una ventaja de la gestión electrónica de documentos?

Accepted Answer

Mayor eficiencia, reducción de costes y facilidad de acceso y compartición.

Answer

Mayor riesgo de pérdida de datos.

Answer

Dificultad para recuperar documentos.

Answer

Necesidad de un gran espacio de almacenamiento físico.

Question 9

¿Cuál de los siguientes NO es un principio fundamental del sistema de gestión de documentos?

Accepted Answer

Conservación indefinida de todos los documentos

Answer

Seguridad y acceso controlado

Answer

Control de versiones y trazabilidad

Answer

Centralización y estandarización

Question 10

En un sistema de archivo alfabético, ¿qué criterio se utiliza para ordenar los documentos?

Accepted Answer

La primera letra del primer término significativo

Answer

El número de identificación del documento

Answer

El nombre del departamento que generó el documento

Answer

La fecha de creación del documento

Question 11

¿Cuál de las siguientes es **una** ventaja de utilizar un sistema de gestión de documentos electrónicos (DMS)?

Accepted Answer

Acceso remoto y seguro a documentos desde cualquier ubicación

Answer

Mayor consumo de espacio físico

Answer

Dificultad para encontrar documentos específicos

Question 12

El uso de metadatos en la gestión de documentos permite:

Accepted Answer

Recuperar documentos rápidamente y con precisión según criterios específicos

Answer

Duplicar documentos en múltiples ubicaciones de forma automática

Answer

Almacenar documentos solo en formato físico

Answer

Proteger documentos de modificaciones no autorizadas

Question 13

El ciclo de vida de un documento típicamente incluye las siguientes etapas:

Accepted Answer

Creación, uso, almacenamiento y eliminación

Answer

Creación, uso y publicación

Answer

Almacenamiento, distribución y destrucción

Answer

Creación, modificación y almacenamiento

Question 14

¿Qué tipo de almacenamiento de documentos proporciona acceso instantáneo y remoto a los archivos?

Accepted Answer

Almacenamiento en la nube

Answer

Servidor de correo electrónico

Answer

Archivo físico

Answer

Disco duro externo

Question 15

El control de versiones en la gestión de documentos garantiza que:

Accepted Answer

Se registren y rastreen los cambios realizados en los documentos

Answer

Solo los usuarios autorizados puedan acceder a los documentos

Answer

Los documentos se eliminen automáticamente después de un período determinado

Question 16

¿Cuál de las siguientes es una responsabilidad clave de un gestor de archivos y documentos?

Accepted Answer

Establecer y mantener políticas y procedimientos para la gestión de documentos

Answer

Realizar tareas de mantenimiento de equipos informáticos

Answer

Atender al público en el mostrador de información

Question 17

La norma ISO 15489 proporciona directrices para:

Accepted Answer

La gestión y preservación de registros electrónicos

Answer

La gestión de documentos físicos

Answer

La gestión de proyectos

Answer

La gestión de recursos humanos

Question 18

¿Cuál de los siguientes NO es un software de gestión de documentos?

Accepted Answer

Microsoft Word

Answer

Google Drive

Answer

Alfresco

Answer

Microsoft SharePoint

Question 19

¿Cuál es el objetivo principal de un sistema de archivo?

Accepted Answer

Organizar y recuperar documentos de manera eficiente y sistemática

Answer

Almacenar documentos de forma permanente

Answer

Proteger documentos contra el deterioro y la pérdida

Question 20

¿Qué tipo de sistema de archivo organiza los documentos según su contenido o tema?

Accepted Answer

Sistema temático

Answer

Sistema geográfico

Answer

Sistema cronológico

Answer

Sistema numérico

Question 21

¿Cuál es el documento que recoge el seguimiento de los documentos entrantes y salientes?

Accepted Answer

Registro de correspondencia

Answer

Expediente

Answer

Carpeta

Answer

Índice

Question 22

¿Qué técnica de gestión de documentos implica la transferencia de documentos a un medio de almacenamiento más permanente?

Accepted Answer

Transferencia

Answer

Expurgo

Answer

Indexación

Answer

Clasificación

Question 23

Indica cuál de las siguientes es una desventaja potencial del uso de software de gestión documental:

Accepted Answer

Dependencia de la tecnología y posibles problemas técnicos

Answer

Mayor facilidad en la localización de documentos

Answer

Mejora de la seguridad y el control

Answer

Reducción de costes operativos

Question 24

¿Qué factor debe considerarse al determinar el periodo de conservación de los documentos?

Accepted Answer

Requisitos legales y normativos

Answer

Coste de almacenamiento

Answer

Disponibilidad de espacio

Answer

Preferencias personales

Question 25

¿Cuál es la función principal del inventario de archivos?

Accepted Answer

Proporcionar una lista completa y detallada de todos los documentos bajo custodia

Answer

Controlar el flujo de documentos

Answer

Localizar documentos rápidamente

Question 26

¿Cuál es el beneficio principal de implementar un sistema de gestión de calidad en la gestión de archivos?

Accepted Answer

Garantizar uniformidad y mejora continua

Answer

Simplificar procesos

Answer

Automatizar tareas

Answer

Reducir costos

Question 27

La tecnología que permite el acceso y manejo de archivos desde cualquier lugar es:

Accepted Answer

Almacenamiento en la nube

Answer

Escaneo de documentos

Answer

Software de OCR

Answer

Flujo de trabajo automatizado

Question 28

¿Cuál de las siguientes opciones NO es un principio básico de la gestión de archivos?

Accepted Answer

Priorizar la pérdida de documentos

Answer

Rentabilidad

Answer

Seguridad

Answer

Funcionalidad

Question 29

El sistema de archivo que organiza los documentos alfabéticamente por apellido se conoce como:

Accepted Answer

Sistema alfabético personal

Answer

Sistema numérico

Answer

Sistema cronológico

Answer

Sistema geográfico

Question 30

¿Cuál de las siguientes afirmaciones NO es una ventaja de utilizar sistemas de gestión documental (SGD)?

Accepted Answer

Incremento significativo en los costos de almacenamiento

Answer

Protección y seguridad mejoradas de los datos

Answer

Acceso rápido y sencillo a los documentos

Answer

Mejora de la eficiencia y productividad

Question 31

El ciclo de vida de un documento typically consta de:

Accepted Answer

Creación, distribución, uso, almacenamiento y eliminación

Answer

Generación, almacenamiento, distribución y descarte

Answer

Recepción, almacenamiento, clasificación y acceso

Question 32

El proceso de eliminar documentos que ya no son necesarios se conoce como:

Accepted Answer

Expurgo

Answer

Preservación

Answer

Clasificación

Answer

Restauración

Question 33

¿Cuál de las siguientes opciones es la ley que regula la gestión de archivos y documentos en España?

Accepted Answer

Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español

Answer

Ley Orgánica 2/2014, de 27 de marzo, de Protección de Datos de Carácter Personal

Answer

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas

Question 34

¿Cuál de los siguientes NO es un tipo de archivo comúnmente utilizado?

Accepted Answer

Archivo orgánico

Answer

Archivo histórico

Answer

Archivo central

Answer

Archivo intermedio

Question 35

El documento que resume la información esencial de un expediente se denomina:

Accepted Answer

Ficha descriptiva

Answer

Catálogo

Answer

Índice

Answer

Inventario

Question 36

La técnica de gestión de documentos que elimina la información repetida y conserva únicamente la versión actualizada se denomina:

Accepted Answer

Depuración

Answer

Clasificación

Answer

Transferencia

Answer

Conservación

Question 37

¿Qué sistema de archivo organiza los documentos en orden cronológico de recepción?

Accepted Answer

Cronológico

Answer

Geográfico

Answer

Alfabético

Answer

Numérico

Question 38

El conjunto de documentos generados en una organización se conoce como:

Accepted Answer

Archivo

Answer

Expediente

Answer

Historial

Answer

Registro

Question 39

El programa informático utilizado para gestionar archivos y documentos de forma electrónica se denomina:

Accepted Answer

Gestor documental

Answer

Hoja de cálculo

Answer

Procesador de textos

Answer

Sistema de gestión de bases de datos

Question 40

¿Qué técnica de gestión de documentos permite localizar documentos rápidamente?

Accepted Answer

Indexación

Answer

Clasificación

Answer

Depuración

Answer

Archivado

Question 41

El conjunto de normas y procedimientos que regulan la creación, gestión y eliminación de documentos se conoce como:

Accepted Answer

Política de gestión documental

Answer

Manual de procedimientos

Answer

Cuadro de clasificación

Answer

Plan de archivo

Question 42

¿Cuál de los siguientes NO es un beneficio de una gestión adecuada de archivos y documentos?

Accepted Answer

Mala imagen de la empresa

Answer

Protección legal

Answer

Mejora de la productividad

Answer

Reducción de costes

Question 43

La organización de documentos según su contenido y tipología se realiza mediante el:

Accepted Answer

Cuadro de clasificación

Answer

Tabla de retención

Answer

Índice de documentos

Answer

Plan de archivo

Question 44

¿Qué documento establece los plazos y criterios para la eliminación de documentos?

Accepted Answer

Tabla de retención

Answer

Cuadro de clasificación

Answer

Plan de archivo

Answer

Política de gestión documental

Question 45

La digitalización de documentos consiste en:

Accepted Answer

Convertir documentos físicos a formato electrónico.

Answer

Organizar documentos en carpetas físicas.

Answer

Almacenar documentos en una base de datos.

Answer

Clasificar documentos por tipo.

Question 46

¿Cuál de estas opciones es una ventaja de la digitalización de documentos?

Accepted Answer

Mayor accesibilidad a los documentos.

Answer

Necesidad de formación específica para el uso de software.

Answer

Aumento del costo de almacenamiento.

Answer

Menor seguridad de los documentos.

Question 47

El método de archivo que utiliza un número único para identificar cada documento se llama:

Accepted Answer

Numérico

Answer

Alfabético

Answer

Geográfico

Answer

Cronológico

Question 48

¿Cuál es el objetivo principal de un plan de archivo?

Accepted Answer

Definir las políticas y procedimientos para gestionar los documentos.

Answer

Almacenar documentos físicos.

Answer

Digitalizar documentos electrónicos.

Question 49

La clasificación de documentos por su valor legal es esencial para:

Accepted Answer

Determinar los plazos de conservación de los documentos.

Answer

Digitalizar documentos de forma eficiente.

Answer

Organizar documentos físicamente.

Answer

Proteger documentos de acceso no autorizado.

Question 50

¿Cuál es un beneficio de la gestión de documentos electrónica?

Accepted Answer

Acceso y recuperación de documentos más rápidos.

Answer

Menor seguridad de la información.

Answer

Mayor costo de almacenamiento.

Answer

Dependencia de la tecnología.

Question 51

El principio de gestión de archivos que establece que los documentos deben guardarse de forma que sean fácilmente accesibles se conoce como:

Accepted Answer

Principio de disponibilidad

Answer

Principio de autenticidad

Answer

Principio de integridad

Answer

Principio de confidencialidad

Question 52

La norma internacional que proporciona pautas para la gestión de registros es:

Accepted Answer

ISO 15489

Answer

ISO 22301

Answer

ISO 14001

Answer

ISO 9001