Gestión de la correspondencia: Aprende a redactar y enviar cartas, correos electrónicos y faxes

Question 1

Respecto del correo electrónico, ¿cuál de las siguientes afirmaciones NO es correcta?

Accepted Answer

No es posible enviar un correo electrónico a varios destinatarios simultáneamente.

Answer

Se requiere un servidor de correo electrónico para enviar y recibir mensajes.

Answer

El asunto del correo electrónico debe resumir brevemente su contenido.

Question 2

En una carta comercial formal, ¿qué elemento NO es obligatorio incluir?

Accepted Answer

Número de teléfono del destinatario

Answer

Asunto

Answer

Fecha

Answer

Nombre y dirección de la empresa remitente

Question 3

Para archivar documentos de manera eficiente, ¿qué método de organización es más adecuado?

Accepted Answer

Orden alfabético o numérico

Answer

Clasificación por colores

Answer

Clasificación por tamaño

Question 4

¿Qué tipo de documento se utiliza para registrar las llamadas telefónicas entrantes?

Accepted Answer

Parte de llamadas

Answer

Nota de entrega

Answer

Carta de reclamación

Answer

Factura

Question 5

Respecto del fax, ¿cuál de las siguientes afirmaciones es verdadera?

Accepted Answer

Es un medio para transmitir documentos

Answer

Es un método de comunicación altamente seguro

Answer

No es posible enviar imágenes a través del fax

Answer

Requiere conexión a Internet para funcionar

Question 6

Al redactar mensajes escritos, ¿qué técnica contribuye a mejorar su claridad?

Accepted Answer

Emplear oraciones concisas y sencillas

Answer

Utilizar un lenguaje coloquial

Answer

Incorporar terminología técnica

Question 7

El propósito principal de un manual de correspondencia es:

Accepted Answer

Establecer pautas y procedimientos para la gestión de la correspondencia.

Answer

Describir la estructura organizativa de la empresa

Answer

Proporcionar instrucciones sobre el uso de equipos de oficina

Question 8

¿Cuál de las siguientes normas es esencial para redactar una carta comercial efectiva?

Accepted Answer

Utilizar un lenguaje claro, conciso y formal

Answer

Escribir en mayúsculas para enfatizar los puntos importantes

Answer

Incluir información irrelevante para rellenar el espacio

Answer

Evitar utilizar párrafos divididos en ideas principales y secundarias

Question 9

¿Qué tipo de correspondencia se utiliza principalmente para comunicarse con clientes potenciales y presentar un producto o servicio?

Accepted Answer

Carta comercial

Answer

Fax

Answer

Memorándum

Answer

Correo electrónico

Question 10

¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre el envío de faxes es correcta?

Accepted Answer

Requiere un equipo especializado como un fax o una multifunción con funciones de fax

Answer

Es más rápido que el correo electrónico porque los documentos se envían directamente

Answer

No puede transmitir imágenes, solo texto

Answer

Es más seguro que el correo postal porque los documentos viajan de forma electrónica

Question 11

¿Qué sistema de archivo se utiliza comúnmente para almacenar documentos de forma organizada según el orden alfabético de los nombres, títulos o apellidos?

Accepted Answer

Sistema alfabético

Answer

Sistema cronológico

Answer

Sistema por temas

Answer

Sistema numérico

Question 12

¿Cuál de las siguientes prácticas es importante para gestionar eficazmente el correo electrónico?

Accepted Answer

Utilizar una línea de asunto descriptiva que resuma el contenido principal del correo electrónico

Answer

Almacenar todos los correos electrónicos en la bandeja de entrada sin organizarlos

Answer

Responder a todos los correos electrónicos inmediatamente, incluso si no es necesario

Answer

Reenviar mensajes sin leerlos para evitar sobrecargar la bandeja de entrada

Question 13

¿Qué herramienta de software se utiliza comúnmente para administrar, rastrear y almacenar documentos electrónicos de manera centralizada?

Accepted Answer

Sistema de gestión documental (DMS)

Answer

Base de datos

Answer

Hoja de cálculo

Answer

Procesador de textos

Question 14

¿Cuál de las siguientes es una consideración legal importante al gestionar la correspondencia comercial?

Accepted Answer

Proteger la confidencialidad de los datos personales de acuerdo con las leyes de protección de datos

Answer

Utilizar siempre papel de alta calidad para dar una impresión profesional

Answer

Enviar copias de todas las cartas por correo certificado para garantizar la recepción

Question 15

¿Qué técnica se utiliza para crear copias de documentos de forma rápida y sencilla, utilizando una máquina que expone el documento original a una luz brillante y transfiere la imagen a una hoja de papel?

Accepted Answer

Fotocopiado

Answer

Laminado

Answer

Escaneo

Answer

Impresión

Question 16

¿Qué elemento de una carta comercial contiene información como la dirección postal, el número de teléfono y el logotipo de la empresa que envía la carta?

Accepted Answer

Membrete

Answer

Asunto

Answer

Cuerpo

Answer

Firma

Question 17

¿Cuál de las siguientes NO es un tipo de correspondencia comercial?

Accepted Answer

Carta de pésame

Answer

Solicitud de empleo

Answer

Pedido

Answer

Carta de presentación

Question 18

Al redactar un correo electrónico comercial, ¿cuál de las siguientes prácticas se considera una buena etiqueta?

Accepted Answer

Utilizar un saludo y una despedida formales

Answer

Incluir emoticonos y GIF

Answer

Escribir el correo electrónico en mayúsculas

Answer

Enviar el correo electrónico sin revisarlo

Question 19

¿Cuál de las siguientes NO es una función de un fax?

Accepted Answer

Enviar mensajes de texto

Answer

Enviar documentos

Answer

Recibir documentos

Answer

Hacer copias

Question 20

El elemento principal de una carta comercial es:

Accepted Answer

El cuerpo

Answer

La despedida

Answer

El saludo

Answer

El encabezado

Question 21

Para redactar una carta formal, es apropiado utilizar:

Accepted Answer

Un lenguaje claro y conciso

Answer

Un tono coloquial

Answer

Siglas y abreviaturas

Question 22

¿Cuál de las siguientes es una ventaja de utilizar un sistema de gestión de documentos electrónico?

Accepted Answer

Mejora de la seguridad y la accesibilidad

Answer

Dificultad para recuperar documentos

Answer

Mayor riesgo de pérdida de datos

Answer

Aumento de los costes de almacenamiento

Question 23

Al recibir un correo electrónico comercial, es esencial:

Accepted Answer

Comprobar si hay archivos adjuntos

Answer

Eliminar el correo electrónico sin leerlo

Answer

Reenviar el correo electrónico a todos los contactos

Answer

Responder inmediatamente

Question 24

Para archivar documentos de forma eficaz, es recomendable:

Accepted Answer

Utilizar un sistema de archivo lógico, como alfabético o numérico

Answer

Clasificar los documentos por color

Answer

Apilar los documentos en una esquina del escritorio

Question 25

Indica qué opción NO es un tipo de carta comercial:

Accepted Answer

Carta personal

Answer

Carta de reclamación

Answer

Carta de solicitud

Answer

Carta de presentación

Question 26

¿Qué elemento no debe incluirse en el encabezado de una carta comercial?

Accepted Answer

Número de teléfono móvil personal

Answer

Fecha

Answer

Número de referencia

Answer

Nombre y dirección del remitente

Question 27

Selecciona el saludo apropiado para una carta comercial dirigida a un destinatario desconocido:

Accepted Answer

Estimado/a Sr./Sra.

Answer

Hola

Answer

Le escribo para

Answer

Querido/a

Question 28

¿Qué sección de una carta comercial desarrolla los puntos principales del mensaje?

Accepted Answer

Cuerpo

Answer

Posdata

Answer

Encabezado

Answer

Cierre

Question 29

Nombra una ventaja del correo electrónico en la correspondencia comercial:

Accepted Answer

Comunicación rápida y eficiente

Answer

Dificultad para adjuntar archivos

Answer

Aspecto más formal

Answer

Coste elevado

Question 30

¿Qué tipo de archivo se utiliza para enviar documentos de texto editables?

Accepted Answer

.doc

Answer

.pdf

Answer

.jpg

Answer

.mp4

Question 31

Selecciona la técnica de gestión de archivos que clasifica los documentos por su contenido:

Accepted Answer

Archivar por categorías

Answer

Archivar por fecha

Answer

Archivar por número

Answer

Archivar por orden alfabético

Question 32

¿Qué responsabilidad NO corresponde al personal administrativo en el manejo de la correspondencia?

Accepted Answer

Redactar contratos legales

Answer

Procesar la correspondencia entrante y saliente

Answer

Archivar y localizar documentos

Answer

Gestionar registros de correspondencia

Question 33

¿Qué práctica contribuye a mejorar la comunicación escrita en el ámbito laboral?

Accepted Answer

Revisar cuidadosamente antes de enviar

Answer

Omitir las formalidades

Answer

Utilizar un lenguaje coloquial

Answer

Escribir en mayúsculas

Question 34

¿Cuál de los siguientes elementos de una carta contiene la dirección del remitente?

Accepted Answer

Membrete

Answer

Destinatario

Answer

Firma

Answer

Cuerpo

Question 35

¿Qué información esencial debe incluirse en la línea de asunto de un correo electrónico?

Accepted Answer

Asunto principal y acción solicitada

Answer

Solo el asunto principal

Answer

Solo la acción solicitada

Answer

Detalles específicos de la solicitud

Question 36

¿Cuál es el propósito principal de un archivo?

Accepted Answer

Almacenar y organizar documentos de forma sistemática

Answer

Hacer copias de seguridad de documentos

Answer

Compartir documentos con otros

Question 37

¿Qué tipo de documento se utiliza para transmitir información breve y formal dentro de una organización?

Accepted Answer

Memorándum

Answer

Carta

Answer

Fax

Answer

Correo electrónico

Question 38

¿Cuál de las siguientes es una regla esencial para redactar cartas comerciales efectivas?

Accepted Answer

Utilizar lenguaje claro y conciso

Answer

Utilizar un tono informal

Answer

Evitar el uso de números

Answer

Incluir detalles personales

Question 39

¿Qué dispositivo se utiliza para enviar y recibir documentos escritos a través de una línea telefónica?

Accepted Answer

Fax

Answer

Teléfono

Answer

Escáner

Answer

Impresora

Question 40

¿Cuál es el protocolo adecuado para responder a un correo electrónico de un cliente?

Accepted Answer

Responder de manera oportuna y profesional

Answer

Responder solo si es urgente

Answer

Ignorar el correo electrónico

Answer

Responder con un tono personal

Question 41

¿Qué parte de una carta contiene la fecha, el nombre y la firma?

Accepted Answer

Cierre

Answer

Asunto

Answer

Cuerpo

Answer

Destinatario

Question 42

¿Cuál de los siguientes es un beneficio clave de utilizar un sistema de gestión de documentos?

Accepted Answer

Mejora la eficiencia y la colaboración

Answer

Requiere una formación extensa

Answer

Es difícil de implementar

Answer

Aumenta el riesgo de pérdida de datos

Question 43

¿Qué protocolo debe seguirse al enviar un fax?

Accepted Answer

Adjuntar una portada con información de contacto y número de páginas

Answer

Enviar el fax sin etiquetar

Answer

Enviar el fax sin portada

Question 44

Al enviar un correo electrónico, ¿qué protocolo se utiliza para transmitir el mensaje desde el remitente al destinatario?

Accepted Answer

SMTP

Answer

FTP

Answer

HTTP

Answer

POP3

Question 45

Una empresa envía una carta formal a un cliente potencial. ¿Cuál de los siguientes formatos es más adecuado para esta comunicación?

Accepted Answer

Formato de carta comercial

Answer

Formato de mensaje de texto

Answer

Formato de carta informal

Answer

Formato de correo electrónico

Question 46

Un fax contiene información confidencial. ¿Qué medida de seguridad es importante implementar para proteger esta información?

Accepted Answer

Establecer un código de acceso para enviar y recibir faxes

Answer

Enviar el fax por correo electrónico

Answer

Evitar utilizar el fax para información confidencial

Question 47

Para gestionar eficazmente una gran cantidad de correo postal entrante, ¿qué sistema sería más beneficioso implementar?

Accepted Answer

Sistema de clasificación y distribución de correo

Answer

Sistema de gestión de bases de datos

Answer

Sistema de almacenamiento en la nube

Question 48

Al redactar un correo electrónico profesional, ¿cuál de los siguientes elementos es esencial para una comunicación efectiva?

Accepted Answer

Tono profesional y cortés

Answer

Diseño visual atractivo

Answer

Contenido extenso y detallado

Answer

Lenguaje coloquial

Question 49

Una empresa necesita enviar un documento importante a un cliente y requiere confirmación de recepción. ¿Qué tipo de servicio de correo sería el más apropiado?

Accepted Answer

Correo certificado

Answer

Correo urgente

Answer

Correo ordinario

Question 50

Al responder a una solicitud de información por correo electrónico, ¿qué elementos deben incluirse en la respuesta para garantizar una comunicación eficaz?

Accepted Answer

Asunto del correo original, información solicitada y fecha de respuesta

Answer

Información solicitada, nombre del solicitante y fecha de envío

Answer

Asunto del correo original, nombre del solicitante y fecha de respuesta

Question 51

En la gestión de la correspondencia, ¿cuál de las siguientes prácticas NO se considera una buena práctica?

Accepted Answer

Utilizar el mismo formato para todos los tipos de correspondencia

Answer

Utilizar un lenguaje claro y conciso

Answer

Mantener un registro de toda la correspondencia